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Ganz nach Bedarf Zeiten erfassen

Homeoffice, Videokonferenzen, Online-Präsentationen: Die neue Normalität in der Arbeitswelt. Von den Veränderungen betroffen ist auch die Erfassung der Arbeitszeit.

«Die Ostschweiz» Paid Content am 08. Januar 2022

Herkömmliche Stempeluhren haben wohl endgültig ausgedient. Denn zeitgemässe Lösungen registrieren nicht nur «Kommen-und-Gehen-Zeiten» der Mitarbeitenden, sondern bieten auch zusätzliche administrative Entlastungen an, indem sie auch die Planung von Personaleinsätzen, die Erfassung von Leistungen und die Abrechnung von Spesen erlauben. Dabei spielt es auch keine Rolle, ob Mitarbeitende dafür ihr Smartphone von unterwegs aus, das Notebook zu Hause oder den Rechner im Büro nutzen.

Mobil oder stationär Arbeitszeiten registrieren

Abacus deckt mit seinen Lösungen die ganze Palette der Bedürfnisse der Unternehmen ab: Mit der App AbaClik lassen sich am Smartphone ortsunabhängig Arbeitszeiten, Leistungen und Spesen erfassen. Die Zeit kann aber auch über einen Badge und ab Herbst via Gesichtserkennung an der digitalen Stempeluhr AbaClock kontaktlos registriert werden. Mit der Lösung AbaPoint lassen sich mit den Handys der Mitarbeitenden Arbeitszeiten ebenfalls automatisch registrieren. Zentraler Bestandteil von AbaPoint sind eine Smartphone-App und eine oder mehrere im Unternehmen installierte Dosen – sogenannte Beacons - mit je einem Bluetooth-Sender. Über diesen ist die App in der Lage, das eingeschaltete Smartphone eines Mitarbeitenden zu erkennen und somit die Zeit und seinen Aufenthaltsort zu registrieren. Last but not least lassen sich zudem über das Mitarbeiter-Portal MyAbacus nebst den Arbeitszeiten auch Absenzanträge erfassen.

Welches System zur Zeiterfassung auch genutzt wird, die Berechnung, Auswertung und Verarbeitung der erfassten Daten erfolgen in der Abacus Business Software. Alle Erfassungslösungen vom Einzelmodul bis zum integrierten Gesamtsystem jedoch können passgenau auf die Bedürfnisse der Unternehmen abgestimmt werden. Gesetzliche Pausen lassen sich aufgrund individueller Pausenreglemente automatisch abziehen. GAV- und firmenspezifische Anforderungen wie zum Beispiel Zuschla?ge für Nacht-, Feiertags- und Wochenendarbeit werden abgebildet. Vorgesetzte können die Arbeitszeiten, Absenzen und Spesen jederzeit einsehen und bei Bedarf korrigieren. Ausserdem sind sämtliche Informationen für alle Mitarbeitenden überall und in Echtzeit abrufbar.

Mitarbeitereinsätze gut informiert planen

Mit der Personaleinsatzplanung AbaPlan reduziert sich der zeitliche Aufwand für alle Beteiligte markant. Die gesetzlichen Bestimmungen werden bereits beim Planen automatisch berücksichtigt, so dass jederzeit ein rechtlich korrekter Gesamtüberblick über die verfügbaren Ressourcen möglich ist. Dank der vollständigen Integration können erfasste Leistungen über die Projektverwaltungssoftware in Rechnung gestellt und Löhne, Zuschläge und Spesen direkt über die Abacus Lohnbuchhaltung ausbezahlt werden.

Transparenz mit BI-Tool

Fu?r Personalabteilungen bringen Auswertungen im Bereich Zeiterfassung einen beträchtlichen Mehrwert. So lassen sich etwa Mitarbeitersaldi von Arbeitszeiten über Ferienguthaben bis zu den Abwesenheiten in Echtzeit aufbereiten, auswerten und analysieren. Dafür eignen sich am besten grafische Darstellungen, wie sie das Business Intelligence-Werkzeug Data Analyzer anbietet. Mit diesem Abacus-Tool ist beispielsweise auf Anhieb ersichtlich, ob in einem Team oder Abteilung innerhalb einer bestimmten Periode abnorme Überstunden, Überzeiten oder Absenztage anfallen. Dadurch ist garantiert, dass die Personalabteilung diesbezüglich stets informiert ist und bei Bedarf umgehend reagieren kann.

Sämtliche Auswertungen basieren auf einer vorgängig im Abacus-System hinterlegten Organisationstruktur. Das macht das bisher nötige Sammeln von Informationen via PDF oder Excel obsolet und sorgt dafür, dass Linienvorgesetzte und Mitarbeitende der Personalabteilungen jederzeit die Datenzugriffe für ihre Auswertungen in denjenigen Bereichen machen können, für die sie berechtigt wurden.

Müssen vertrauliche Informationen Dritten zur Einsicht weitergegeben werden, kann die HR-Abteilung auf den oft heiklen Versand via E-Mail verzichten. Zu verdanken ist das dem Werkzeug DeepV, mit dem sich Daten dynamisch und hochgeschützt auf einer privaten Cloud-Sharing- und Publishing-Plattform ablegen lassen. Dem Adressaten wird ein passwortgeschützter und temporärer Link zur Verfügung gestellt, über den die betreffenden Informationen eingesehen, kontrolliert und kommentiert werden können.

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Stölzle /  Brányik
Autor/in
«Die Ostschweiz» Paid Content

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