Irrtum 1: Digitalisierung ist Software

Digitalisierung hat nur wenig mit Software zu tun. Es geht nicht nur darum, bestehende Abläufe zu automatisieren. Die wahre Power der Digitalisierung liegt in der Frage: «Wie könnten und sollten wir das heute tun – mit all den technologischen Möglichkeiten von heute?»

Irrtum 2: Software vereinfacht Abläufe und reduziert Papierkram

Digitalisierung besteht aus 3 Schritten:

1. vereinfachen

2. standardisieren

3. automatisieren

So gesehen beschreibt der in den 90er Jahren verwendete Begriff «Business Process Reengineering» deutlich treffender, was mit Digitalisierung gemeint ist. Der Fokus liegt auf der Steigerung von Kundenzufriedenheit und Qualität. Die Senkung der Prozesskosten ist ein weiteres Ziel. Damals wurde ein Verbesserungsgrad von rund 30 % als Best Practice angestrebt. Mit den heutigen technologischen Möglichkeiten würde ich diesen Wert bei mindestens 50 % ansetzen. In Bezug auf die Abläufe in Büros von KMU halte ich sogar 70 % für ein realistisches Ziel.

Irrtum 3: Software muss sich dem Betrieb anpassen

Wenn eine Standard-Software etwas taugt, dann wurde sie in 3 Schritten entwickelt:

1. vereinfachen

2. standardisieren

3. automatisieren

Das bedeutet, die Software unterstützt einen Best Practice Ablauf. Der Betrieb tut gut daran, seine Abläufe an diesen Best Practice Ablauf anzugleichen. Das spart Zeit, Geld und vor allem Nerven.

Irrtum 4: Das Pflichtenheft

Das Pflichtenheft ist ein Relikt aus den Anfängen der Software-Entwicklung. Es ist nur dort nötig und angebracht, wo eine Software neu entwickelt werden muss.

Heute ist das kaum mehr der Fall. Natürlich ist nicht jedes Unternehmen und vor allem nicht jede Branche gleich. Doch die Abläufe, die in der Software abgebildet werden, sind sich meist sehr ähnlich. Wer trotzdem glaubt, in seinem Betrieb sei alles komplett anders, der sollte einmal seine Kunden fragen, ob das stimmt und wenn ja, ob sie damit glücklich sind.

Es gibt aber einen noch viel wesentlicheren Grund, das Pflichtenheft zu vergessen: Die technologische Entwicklung.

Heute sind viele Dinge ganz einfach möglich, die noch vor sehr kurzer Zeit für völlig unmöglich gehalten wurden. Sogar wir Kunden lassen uns heute Dinge gefallen, die eigentlich eine reine Zumutung sind – denken wir nur an die Warteschlaufen in der Support-Hotline.

Das bedeutet, Ihr vermeintlich umfassendes Pflichtenheft würde vermutlich all diese Dinge nicht enthalten. Oder Sie würden z.B. eine Schnittstelle zu Ihrer bestehenden Buchhaltungs-Software verlangen, obwohl in der neuen Software die Buchhaltung bereits integriert ist und sozusagen als Abfallprodukt entsteht.

Noch immer scheitern über 60 % der Informatik-Projekte

Während noch immer die Mehrheit der IT Projekte mehr oder weniger aus dem Ruder laufen, verspricht die Werbung eine Software-Installation mit einem Klick. Kann ein kostenloser 30-Tage-Test hier wirklich Abhilfe schaffen?

Im Grunde ist es einfach: zuerst organisieren, dann automatisieren!

Weil 80 % der Einsparungen aus vereinfachen und standardisieren resultieren, gehört die Software nicht an den Anfang, sondern an den Schluss.