Mit einem Nachtrag zur kantonalen Verordnung über die öffentliche Beurkundung und die Beglaubigung können sich Urkundspersonen künftig im Schweizer Urkundspersonenregister registrieren lassen und das Zertifikat für elektronische Beurkundungen und Beglaubigungen erhalten. In der Praxis bestehen aber für viele potenzielle Nutzerinnen und Nutzer noch Hürden.

Dank einer Gesetzesänderung auf Bundesebene sind Notare und andere private oder öffentlich-rechtliche Urkundspersonen ermächtigt, von einer Originalurkunde elektronisch beglaubigte Kopien zu erstellen, welche die gleiche Rechtswirkung haben wie das Original. Davon sollen vor allem Unternehmen, aber auch Rechtsanwältinnen und -anwälte, Notarinnen und Notare sowie Grundbuchverwalterinnen und -verwalter profitieren. Mit der elektronischen Ausfertigung entfällt nicht nur das Vervielfältigen der Urkunden, die Urkunden können neu auch elektronisch mit Behörden und Privaten (Banken, Revisionsstellen usw.) ausgetauscht werden. Nun ist dieses Vorgehen auch im Kanton St.Gallen möglich, dank einem von der Regierung beschlossenen Nachtrag zur Verordnung über die öffentliche Beurkundung und die Beglaubigung.

Amt für Handelsregister und Notariate prüft Eintragungen

Urkundspersonen, die elektronische Ausfertigungen oder elektronische beglaubigte Kopien erstellen wollen, müssen sich dafür in das Schweizerische Urkundspersonenregister (UpReg) eintragen lassen. Dazu benötigt die Urkundsperson eine gültige SuisseID. Auf der Homepage des UpReg https://www.upreg.ch/ kann über den Reiter «Neueintrag» die Anmeldung vorgenommen werden. Das kantonale Amt für Handelsregister und Notariate schaltet die Urkundsperson anschliessend frei. Über den Registereintrag und die darin hinterlegten Zertifikate können die eingetragenen Urkundspersonen ihren Urkunden dann die Zulassungsbestätigung (den Funktionsnachweis) in Form einer Signatur des Registers (elektronisches Zertifikat) beifügen. Für das Signieren ist eine entsprechende Signatursoftware, z.B. der kostenlose LocalSigner des Bundes, erforderlich.

Kreis der Nutzenden ist beschränkt

Die elektronische Ausfertigung wird vorerst nur einen beschränkten Kreis von Nutzerinnen und Nutzern ansprechen, da Private dafür eine SuisseID benötigen. Die Vergabe der SuisseID wurde aufgrund regulatorischer Anforderungen und veränderten Marktbedürfnissen per 31. Dezember 2019 eingestellt. Bestehende Karten und Zertifikate mussten bis spätestens 15. Februar 2020 ersetzt oder verlängert werden. Sie sind bis zum Ablauf des Zertifikats gültig und einsetzbar, jedoch längstens bis zum 15. Dezember 2021. Karten der älteren Generation sind nur noch bis zum 22. Juni 2020 gültig und einsetzbar. Die Inhaber dieser Karten wurden darüber informiert und aufgefordert, diese Karten kostenlos zu ersetzen. Behördenstellen können sich hingegen auch mit einem Swiss Government PKI (Admin PKI) Zertifikat identifizieren.