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Homeoffice

Stolpersteine in der Lohnadministration

Die Pflichten des Arbeitgebers gegenüber Mitarbeitenden, Staat und Sozialversicherungen werden immer umfangreicher, komplexer und schnelllebiger. Fehler bei der Lohnadministration können grosse und teure Konsequenzen nach sich ziehen.

PROMOTION ° am 06. November 2023

Wer hat da noch den Durchblick? Die inspecta treuhand ag als externe Lohnverarbeiterin versucht in regelmässigen Publikationen aufzuzeigen, wo mögliche Stolpersteine in der Lohnadministration liegen und wie man diese elegant umgehen kann. In diesem Artikel widmen wir uns dem Homeoffice in grenzüberschreitenden Arbeitsverhältnissen.

Schweizer Unternehmen welche Mitarbeitende beschäftigen, die in einem grenzübergreifenden Homeoffice arbeiten, tun gut daran, ihre Situation hinsichtlich Steuer- und Sozialversicherungspflichten genau zu prüfen. Besteht ein Doppelbesteuerungsabkommen zwischen dem Staat der Homeofficetätigkeit und der Schweiz? Muss sich der Schweizer Arbeitgeber zwecks Ablieferung von Quellensteuern im Ausland registrieren? Braucht es allenfalls sogar einen ausländischen Fiskalvertreter oder begründet der Schweizer Arbeitgeber sogar eine Betriebsstätte im Ausland, wenn dort seine Mitarbeitenden im Homeoffice arbeiten? Welcher Sozialversicherungspflicht unterliegen die im Homeoffice tätigen Mitarbeitenden?

Grundsätzlich unterliegen Arbeitnehmer ohne steuerrechtlichen Wohnsitz oder Aufenthalt in der Schweiz mit ihrem Einkommen der schweizerischen Quellenbesteuerung, sofern diese Erwerbstätigkeit physisch in der Schweiz ausgeübt wird. Aber Achtung, arbeiten die Mitarbeitenden in ihrem ausländischen Homeoffice, können die geltenden steuerrechtlichen Abkommen vorsehen, dass der ausländische Wohnsitzstaat den Erwerb im Homeoffice besteuern kann. Die Verantwortung für die ordnungsgemässe Ablieferung der Quellensteuer liegt dabei nicht etwa bei den Arbeitnehmenden, sondern praktisch ausnahmslos bei den Arbeitgebenden. So muss beispielsweise der schweizerische Arbeitgeber auf schweizerischen Löhnen für die in Frankreich ausgeübten Tätigkeiten in Frankreich nicht nur eine Quellensteuer entrichten, falls die Homeofficetätigkeit mehr als 40% beträgt, sondern noch zusätzlich in Frankreich eine Fiskalvertretung bestellen, damit er als ausländischer Arbeitgeber all seinen Pflichten korrekt nachkommen kann.

Beschäftigt ein Schweizer Arbeitgeber Mitarbeitende, die regelmässig und andauernd im grenzüberschreitenden Homeoffice arbeiten, besteht sogar das Risiko, dass eine Betriebsstätte im Ausland begründet und ein Teil des schweizerischen Unternehmensgewinnes im Ausland steuerpflichtig wird.

Und wir verhält es sich nun mit den Sozialversicherungen? Seit dem 1. Juli 2023 haben die Sozialversicherer der Schweiz, Deutschland, Österreich und Lichtenstein eine neue Vereinbarung getroffen, wie Grenzgänger im Homeoffice behandelt werden sollen. Grenzgänger, welche bei einem oder mehreren CH-Arbeitgebern beschäftigt sind, können in der Schweiz sozialversichert bleiben, wenn sie weniger als 50% der Gesamtarbeitszeit in ihrem ausländischen Homeoffice arbeiten. Ist dies nicht der Fall, kippt die Sozialversicherung in den Wohnsitzstaat des Arbeitnehmers mit entsprechenden finanziellen und administrativen Folgen.

Es lohnt sich also, die jeweiligen Doppelbesteuerungsabkommen und die Sozialversicherungsunterstellung mit unseren Nachbarländern zu prüfen, wenn Mitarbeitende von Schweizer Unternehmen in ihrem ausländischen Homeoffice arbeiten.

Inspecta

(Bild: zVg.)

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